Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz (d/w/m) für die Institutsleitung
Teilzeit (20,0 Std./Woche), befristet für 2 Jahre
Was wir erwarten
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Bereichs Institutsleitung
- Vorausschauende Terminplanung und -koordination
- Abwicklung der geschäftlichen Korrespondenz und Abfassung nationaler und internationaler Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten (inklusive Wiedervorlagenmanagement und Ablageverwaltung)
- Pflege administrativer Datenbanken (z. B. Kontaktdatenbanken)
- Dienstreiseorganisation und Reisekostenabrechnung
- Vorbereitung und Organisation einschließlich Protokollierung interner und externer Veranstaltungen und Besprechungen
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung administrativer Prozesse
- Kollegiale Abwesenheitsvertretung
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, im Büromanagement bzw. in der -kommunikation oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrungen in der Teamassistenz oder im Sekretariatsbereich
- Sehr gute Kenntnisse der modernen Bürokommunikation sowie kompetente Mail- und Telefonkommunikation
- Umfangreiche Erfahrungen in mündlicher und schriftlicher Korrespondenz
- Gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Datenbankanwendungen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office und einschlägigen Softwarelösungen
- Kollegialität, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Integrität
Was wir bieten
- Mitwirkung in einem hochmotivierten Team bei einer anerkannten Institution des deutschen Gesundheitssystems
- Eine leistungsgerechte Vergütung inkl. Weihnachtsgeld und attraktive Sozial- und Zusatzleistungen, dazu zählen z.B. betriebliche Altersvorsorge, Unfallversicherung
- Eine ausgewogene Work-Life Balance mit flexiblen Arbeitszeiten und Mobiler Arbeit nach Absprache
- Förderung durch außerbetriebliche und hausinterne Fort- und Weiterbildungen
- Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz, verkehrsgünstig gelegen im Herzen von Köln
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Angabe des Kürzels IL-2401 an bewerbung@iqwig.de bis zum 23.04.2024. Ansprechpartner: Dr. med. Thomas Kaiser (Institutsleiter). Tel. +49 (0)221 -35685-3. Weitere Informationen über uns finden Sie unter www.iqwig.de.