Datenschutzhinweise für Bewerber*innen beim Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen (IQWiG)

Diese Datenschutzhinweise gelten für die personenbezogenen Daten von Bewerber*innen. Wir informieren hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen.

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Bearbeitung ihrer Bewerbung oder für ein vorvertragliches Verhältnis mit uns erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Bewerbungs- und Auswahlprozess weiter auszuführen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie über die Freiwilligkeit der Angaben gesondert informiert.

Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen
Im Mediapark 8
50670 Köln
Telefon: +49 (0) 221 35685-0
E-Mail: datenschutz@iqwig.de

P. Eul-Löh
E-Mail: datenschutzbeauftragte@iqwig.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie anderen anwendbaren Datenschutzvorschriften. Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO ein.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung.

3.1 Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen, insbesondere für folgende Zwecke:

• Berichtswesen
• Erstellung des Arbeitsvertrages
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gewährleistung
• interne und externe Kommunikation
• Kontrollen durch Revision
• Leistungs- und Verhaltensbewertung im gesetzlich zulässigen Umfang
• Prüfung und Beurteilung Ihrer Geeignetheit für die zu besetzende Stelle
• Registrierung und Authentifizierung für die Bewerbung über unsere Website
• Reisekostenabrechnung
• vertragsbezogene Kommunikation (einschließlich Terminvereinbarungen) mit Ihnen

3.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie insbesondere für folgende Zwecke:

• Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Bewerbungs- und Einstellungsprozessen und dafür genutzter Systeme
• Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich

3.3 Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann für bestimmte Zwecke auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen, z. B.:

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Über die Zwecke und über die Konsequenzen eines Widerrufs oder der Verweigerung einer Einwilligung werden Sie gesondert im entsprechenden Text der Einwilligung informiert.

Grundsätzlich gilt, dass der Widerruf einer Einwilligung erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

3.4 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Wie alle, die sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligen, unterliegt auch das IQWiG einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf.:

• Identitätsprüfung (z. B. bei Auskunftsanfragen)
• Erfüllung steuerrechtlicher Kontrollpflichten
• Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit
• Prüfung durch Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung, Steuer- und andere Behörden
• behördliche/gerichtliche Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche

Soweit dies für die Vertragsbeziehung mit Ihnen und die von Ihnen ausgesprochene Bewerbung erforderlich ist, verarbeiten wir ggf. von anderen Stellen oder von sonstigen Dritten zulässigerweise erhaltene Daten nach den gesetzlichen Vorschriften.

Relevante personenbezogene Datenkategorien können insbesondere sein:

• Kontaktdaten
• Berufliche Qualifikationen
• Informationen über Sie im Internet oder in sozialen Business-Netzwerken

Innerhalb unseres Instituts erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten (wie Führungskräfte und Fachverantwortliche, die eine*n neue*n Mitarbeiter*in suchen oder an der Entscheidung über die Stellenbesetzung mitwirken, Buchhaltung, Betriebsrat usw.) oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

• aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten für im Rahmen der unter 3.2 und 3.4 genannten Zwecke (z.B. an Behörden, Gremien und Kontrollinstanzen).
• soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z.B., Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Post)
• wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur nach gesonderter Information unsererseits an Sie. Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards, um ihre Daten angemessen zu schützen. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger*innen die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten im Grundsatz für die Dauer Ihrer Bewerbung (vorvertragliches Rechtsverhältnis).

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung oder des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Ihre Bewerbungsunterlagen und in diesem Zusammenhang intern erstellte Informationen werden bei Nicht-Einstellung nach Ablauf von sechs Monaten gelöscht.

Sollten wir Ihre Daten für spätere Vakanzen länger speichern wollen oder haben Sie eingewilligt, Ihre Daten in einen Talentpool einzustellen, werden die Daten zu späteren Zeitpunkten gelöscht. Einzelheiten dazu werden Ihnen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozess mitgeteilt.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 3.2 aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse unseres Instituts erforderlich. Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z. B. dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist (Back-Ups). In diesen Fällen können wir auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Bewerbungsunterlagen, die in die Personalakte übernommen wurden, für eine Dauer speichern, die mit den Zwecken vereinbar ist. Grundsätzlich tritt dann an die Stelle einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung. Die Daten werden gegen die sonst übliche Nutzung durch entsprechende Maßnahmen gesperrt.

7.1 Auskunft, Löschung und weitere Rechte:

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus haben Sie unter den gesetzlich geregelten Voraussetzungen der Art. 16 bis 21 DSGVO das Recht auf Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit bereitgestellter Daten.

7.2 Beschwerde:

Sie haben das Recht, sich jederzeit mit etwaigen Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer Daten an die betriebliche Datenschutzbeauftragte des Instituts zu wenden. Die Kontaktdaten sind unter Punkt 2 angegeben.

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zur Beschwerde bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für das Institut zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 38424 0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

7.3 Widerruf und Widerspruch:

Beruht eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung, dürfen Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beruht eine Datenverarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, dürfen Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir werden Ihre Daten dann nur weiterverarbeiten, wenn dafür nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an datenschutz@iqwig.de gerichtet werden.

Ihre Bewerbung können Sie natürlich jederzeit zurückziehen.