Datenschutzhinweise für Organ- und Gremienmitglieder der Stiftung für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen mit gleichnamigem Institut (IQWiG)

Diese Datenschutzhinweise gelten für die personenbezogenen Daten von Organ- und Gremienmitgliedern, ehemaligen Organ- und Gremienmitgliedern und deren dem IQWiG übermittelten Ansprechpersonen (Assistenzen, Sekretariate etc.).

Wir informieren hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Rechtsträgerin des Instituts ist die Stiftung für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen mit Sitz in Berlin. Die Datenverarbeitung findet durch das IQWiG statt. Das Institut hat seinen Sitz in Köln und ist verantwortlich für die Datenverarbeitung und die Gewährung der Betroffenenrechte.

1. Verantwortlicher

Institut für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen
Siegburger Str. 237
50679 Köln
Telefon: +49 (0)221 35685-0
E-Mail: datenschutz@iqwig.de

2. Datenschutzbeauftragte

E-Mail: datenschutzbeauftragte@iqwig.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

Zum Zweck der Erfüllung unserer gesetzlichen und satzungsgemäßen Aufgaben und des damit verbundenen Gremienmanagements verarbeiten wir Ihre Daten u. a. zu folgenden Zwecken:

• Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit
• Bestellungen und Benennungen
• Durchführung schriftlicher Beschlussverfahren
• Informationspflichten gegenüber der Stiftungsaufsicht
• Kontakteverwaltung
• Korrespondenz
• Meldung an vorgeschriebene Register
• Prüfung durch Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung, Steuer- und andere Behörden
• Reise- und Veranstaltungsmanagement
• Reisekostenabrechnung
• Sitzungsmanagement
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Versicherungen
• Vertretungsdokumentation

3.2 Zwecke im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Über die eigentliche Erfüllung der gesetzlichen Pflichten hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie insbesondere für folgende Zwecke:

• Aufklärung gemeldeter Hinweise gemäß HinSchG
• Betrugs- bzw. Missbrauchsprävention im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung und Beendigung der Zusammenarbeit (soweit nicht ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben durchgeführt)
• Gebäude- und Anlagensicherheit, z. B. durch Zutrittskontrollen und -dokumentation
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gratulation und Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen
• Interne und externe Untersuchungen
• Presse und Öffentlichkeitsarbeit
• Speicherung und Archivierung bestimmter Daten für Zwecke der Dokumentation der Institutshistorie

4. Empfänger*innen oder Kategorien von Empfänger*innen Ihrer Daten

Innerhalb des IQWiG erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Eine Weitergabe Ihrer

Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

• zur Veröffentlichung der Zugehörigkeit zu unseren Organen (Stiftungsrat und Vorstand) und Gremien (Finanzausschuss, Kuratorium und Wissenschaftlicher Beirat) auf unserer Homepage www.iqwig.de mit Titel, Namen, Ihrer Organisation sowie Ihrer Funktion in Ihrer und unserer Organisation.
• zur Erfüllung der gesetzlichen und satzungsgemäßen Anforderungen an die Stiftungsaufsicht sowie an Register
• soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z. B. Kreditinstitute, externe Rechenzentren, Post, Logistik, Reisebüro, Versicherungsmakler, Versicherungsunternehmen, Druckereien oder Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste)
• aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses von Dritten für im Rahmen der unter Ziffer 3.2 genannten Zwecke (z. B. an Behörden, Rechtsanwält*innen, Gerichte, Gutachter*innen, Gremien)

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben, sofern wir Sie darüber nicht gesondert informieren. Soweit wir Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung beauftragen, unterliegen Ihre Daten dort den von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards, um Ihre Daten angemessen zu schützen. In den übrigen Fällen dürfen die Empfänger*innen die Daten nur für die Zwecke nutzen, für die sie ihnen übermittelt wurden.

5. Speicherdauer Ihrer Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten im Grundsatz für die Anbahnungszeit und die Dauer unserer Zusammenarbeit.

Darüber hinaus unterliegt das IQWiG verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus.

Ferner können spezielle gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern wie z. B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre, es können aber auch Verjährungsfristen bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der unter Ziffer 3.2 aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse des IQWiG erforderlich. Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z. B. dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen können wir auch nach Beendigung unserer Zusammenarbeit für eine mit den Zwecken zu vereinbarenden Dauer Ihre Daten speichern und ggf. in beschränktem Umfang nutzen. Grundsätzlich tritt in diesen Fällen an die Stelle einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung, indem die Daten für die bisherigen Nutzungszwecke durch entsprechende Maßnahmen gesperrt werden.

Weitere Aufbewahrungsfristen können dem institutseigenen Löschkonzept und der dazugehörigen Fristentabelle sowie den Prozessbeschreibungen des Instituts entnommen werden.

6. Übermittlung Ihrer Daten in einem Drittland oder durch eine internationale
Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums EU/EWR (sogenannte Drittländer) erfolgt dann, wenn es zur Ausführung einer Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich sein sollte, es gesetzlich vorgeschrieben ist, es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder einem Dritten liegt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgen. Soweit für das betreffende Land kein Beschluss der EU-Kommission über ein dort vorliegendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, besteht das Risiko behördlicher Zugriffe, ohne dass angemessene

Rechtsbehelfe hiergegen bestehen. In diesem Rahmen können entsprechende Verträge (wie EU-Standardverträge) und zusätzliche Maßnahmen als Grundlage für die Übermittlung zum Einsatz kommen.

7. Ihre Rechte

7.1 Auskunft, Löschung und weitere Rechte

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten erhalten (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus haben Sie unter den gesetzlich geregelten Voraussetzungen der Art. 16 bis 21 DSGVO das Recht auf Berichtigung und Löschung Ihrer Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit bereitgestellter Daten.

7.2 Beschwerde

Sie haben das Recht, sich jederzeit mit etwaigen Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer Daten an die Datenschutzverantwortlichen des Instituts zu wenden. Die Kontaktdaten sind unter Punkt 1 und 2 angegeben.

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zur Beschwerde bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für das Institut zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 (0)211 38424 0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

7.3 Widerruf und Widerspruch

Beruht eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung, dürfen Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beruht eine Datenverarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, dürfen Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir werden Ihre Daten dann nur weiterverarbeiten, wenn dafür nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.